Dématérialisation et archivage électronique : de quoi parle-t-on ?

Avec l’avancée de la technologie, de plus en plus d’entreprises se sont lancées dans la dématérialisation et l’archivage électronique. Ces approches consistent à rendre les documents en version électronique pour une facilité d’accès. Dans le but de vous éclaircir les idées, découvrez sur ce présent article tout ce dont vous devez connaître à propos de cette dématérialisation et cet archivage électronique.

Dématérialisation : une tendance actuelle des entreprises

La dématérialisation est une approche qui séduit de plus en plus d’entreprises du fait de ses multiples atouts. Celle-ci consiste à la production des données directement au format numérique à partir d’un  système d’information. C’est en effet le cas d’une facture PDF qui est créée de manière automatique par un ERP ou encore un bulletin de paye généré par un SIRH.

En principe, la dématérialisation a pour but de minimiser les traitements de documents physiques, ce qui permet un gain de temps considérable. C’est la raison pour laquelle ce procédé nécessite un excellent traitement de flux de documents. Pour cela, il est nécessaire de tenir compte :

  • Des tâches à réaliser
  • Des intervenants
  • Des outils réalisés
  • Des différentes procédures.

Dématérialisation et numérisation : faire la différence

Dématérialiser les documents est une approche qui est actuellement très développée au sein de nombreuses entreprises, quel que soit leur secteur d’activité. Si cela vous tente, il est d’une grande importance de bien faire la différence entre la dématérialisation et la numérisation des documents.

Pour la dématérialisation des documents, on évite dans la mesure possible l’usage du papier qui est remplacé par des fichiers électroniques. Celle-ci est utilisée dans le sens de numérisation. Quant à cette dernière, un fichier numérique a été conçu à partir d’un document original au format papier. Certes, la dématérialisation et la numérisation sont des approches complémentaires.

L’archivage électronique : une nécessité actuelle de toutes les entreprises

Toutes les entreprises, peu importe leur activité, sont obligées à l’archivage. Ceci permet de se protéger contre les possibles litiges ou de se justifier des opérations de l’entreprise si un contrôle fiscal a lieu.

Dans ce cas, l’archivage électronique est d’une grande utilité pour conserver les documents le plus longtemps possible sans avoir à se soucier de leur endommagement. Celui-ci reste efficace pour recueillir, classer et conserver des informations pour que la consultation se fasse de manière simple et rapide.

Les bonnes raisons de passer à la dématérialisation et l’archivage électronique

Si dématérialiser les documents ne cesse de séduire de multiples entreprises, c’est que cela présente de nombreux avantages. En premier lieu, il s’agit d’une option qui permet d’optimiser ses processus ainsi que ses coûts. C’est une occasion pour les salariés d’être parfaitement efficaces dans leur réalisation. Il est aussi possible pour les entreprises de réaliser des économies étant donné qu’il existe des tâches qui sont supprimées.

La dématérialisation permet également aux employés de réaliser un gain de temps considérable. En effet, celle-ci rend faciles l’exploitation et l’accès de vos documents. Une simple recherche sur un champ dédié à cela peut faire l’affaire. D’autant plus, les informations peuvent être accessibles en ligne.